Imprimes una etiqueta, el cliente cancela su pedido y la caja se queda en la estantería. Dos semanas después, la etiqueta sigue ahí y, en muchos casos, ya aparece en la factura de la empresa de transporte. Se trata de una de las fugas más silenciosas del presupuesto de envíos de una pyme canadiense: nadie se da cuenta, porque no parece un error.

A etiqueta de envío sin usar no es gratuita automáticamente. Dependiendo de la empresa de transporte y de tu contrato, puede facturarse en el momento de la creación, abonarse automáticamente tras un plazo determinado o quedar a tu cargo indefinidamente si nadie solicita la cancelación. Las normas también han cambiado recientemente en el caso de Correos de Canadá, lo que hace que el panorama sea aún más desigual de una empresa de transporte a otra.

A continuación te explicamos cómo funciona cada empresa de transporte, cuáles son los plazos que hay que respetar y qué rutina debes seguir para que esas etiquetas fantasma dejen de encarecer tu factura.

¿Por qué una etiqueta que no se utiliza acaba costándote dinero?

El principio básico es sencillo: en cuanto se genera una etiqueta, la empresa de transporte crea un número de seguimiento y, según su modelo de facturación, una línea facturable. Si el paquete nunca entra en la red, esa línea debería desaparecer. El problema es que la desaparición no siempre es automática.

Las estimaciones del sector sitúan la proporción de etiquetas generadas y que nunca se utilizan entre 2 % y 5 % del volumen en el caso de los pequeños remitentes, de 1 % a 3 % en el caso de los remitentes de tamaño medio, y de 0,5 % a 2 % en el de los grandes volúmenes. Las pequeñas empresas son, por tanto, las más expuestas, y son ellas las que disponen de menos tiempo para revisar una factura.

De los 300 envíos mensuales, con un coste medio por etiqueta de 18 $, los 3 % de etiquetas que nunca se han utilizado y que nunca se han abonado representan aproximadamente 160 $ al mes, lo que equivale a cerca de 1 950 $ al año. Se trata de dinero que ya has pagado por un servicio que nunca se ha prestado.

La buena noticia es que, cuando la etiqueta nunca se ha digitalizado, la solicitud de reembolso casi siempre se acepta. La empresa de transporte puede comprobar en su sistema que no se ha enviado ningún paquete. No hay nada que discutir, solo hay que presentar la solicitud dentro del plazo establecido.

Correos de Canadá: la facturación por evento supone un cambio radical

Este es el cambio que muchos remitentes canadienses no han tenido en cuenta. Desde el 2 de julio de 2025, Correos de Canadá aplica una facturación basada en eventos En el caso de las cuentas comerciales: solo se le facturarán los artículos que se hayan escaneado físicamente en la red.

En la práctica, una etiqueta creada pero que nunca se haya enviado ya no debería aparecer en tu factura, y ya no tendrás que presentar una solicitud de cancelación para los artículos no enviados. Es la opción más favorable para el remitente de entre las cuatro principales empresas de transporte de Canadá.

Sin embargo, hay dos matices que merecen su atención. En primer lugar, si compra sus etiquetas a través de una plataforma de terceros (marketplace, plataforma de comercio electrónico, distribuidor de servicios de envío), se aplica la política de reembolso de dicha plataforma, y no la de Correos de Canadá. En segundo lugar, un comprobante de envío (Statement of Mailing) que ya se haya enviado sigue su propio procedimiento de cancelación. En ambos casos, comprueba tu próxima factura en lugar de dar nada por sentado.

Plazos de cancelación por parte de la empresa de transporte

Las ventanas que se muestran a continuación son las que suelen publicar las empresas de transporte. Varían en función de tu contrato, tu país de envío y la herramienta utilizada para crear la etiqueta: compruébalas siempre con tu representante o con tu departamento de facturación.

Ten en cuenta la norma más estricta: Procesa todas las etiquetas no utilizadas en un plazo de 10 días. Así, te encuentras dentro de todas las ventanas, incluidas las de plataformas de terceros, que son las más cortas.

Cómo solicitar un crédito, paso a paso

1. Comprueba que no se haya realizado ningún escaneo

Introduce el número de seguimiento. Si el estado es «etiqueta creada», «información de envío recibida» o algo equivalente, el paquete nunca ha salido al circuito y tu reclamación está bien fundamentada. Si aparece un primer escaneo —incluso si la recogida se canceló posteriormente—, ya no se trata de una etiqueta no utilizada, sino de un envío interrumpido, que se gestiona de forma diferente.

2. Cancela directamente con la fuente, no por correo electrónico

Utiliza la función de anulación de la herramienta con la que se creó la etiqueta: el historial de envíos de la página web del transportista, tu software multitransportista o el panel de control de tu plataforma. Una cancelación realizada en el origen deja un registro con fecha y hora, lo que resuelve de antemano cualquier posible reclamación.

3. Anota el número de seguimiento en un registro

Basta con una sencilla hoja de cálculo en la que figuren la fecha de creación, el número de seguimiento, el importe y la fecha de cancelación. Este registro te permitirá, al recibir la factura, comprobar en dos minutos que se han aplicado correctamente todos los abonos.

4. Compara siempre la factura

Este es el paso que casi todo el mundo se salta. Un crédito prometido no es un crédito recibido: puede llegar uno o dos ciclos más tarde, o puede que nunca llegue. Compara tu extracto con la siguiente factura y vuelve a reclamar las partidas que falten. Los plazos de prescripción de las empresas de transporte juegan en tu contra a medida que pasan los meses; nuestra guía sobre el’auditoría de la factura de envío explica en detalle este mecanismo.

Cuatro consejos para dejar de imprimir etiquetas fantasma

Imprime la etiqueta en el momento del embalaje, no al recibir el pedido. Es el cambio más eficaz y no cuesta nada. Si la etiqueta se genera en el momento en que se sella la caja, la tasa de etiquetas no utilizadas se reduce prácticamente a cero.

Bloquea la impresión de los pedidos pendientes de pago o de stock. La mayoría de las etiquetas huérfanas proceden de pedidos cancelados en las horas posteriores a la compra.

Realiza un escaneo semanal de las etiquetas sin digitalizarlas. La mayoría de las herramientas de envío permiten filtrar los envíos que siguen en el estado «etiqueta creada». Bastan diez minutos los viernes.

Nunca vuelvas a imprimir una etiqueta caducada: anúlala y vuelve a crearla. Una etiqueta cuya fecha de envío haya caducado puede ser rechazada en la oficina de correos o devuelta, y una etiqueta modificada a mano se rechaza sistemáticamente. En ese caso, tendrás que pagar dos veces.

Lo que deberías comprobar esta semana

Abre tu herramienta de envíos, filtra los envíos de los últimos 30 días que sigan con el estado «etiqueta creada» y cuéntalos. Multiplícalo por tu tarifa media. Esa cantidad es, más o menos, lo que estás dejando de ganar cada mes, y la parte que aún puedes recuperar depende únicamente del número de días transcurridos.

Las cantidades mencionadas en este artículo son orientativas y varían en función de tu contrato, el servicio utilizado, el destino y la compañía aérea. Los plazos de cancelación también pueden ser modificados sin previo aviso por las compañías aéreas.

En Envío experto, ayudamos a las pymes y a los particulares de todo Canadá a realizar sus envíos con la tarifa adecuada y a recuperar lo que se les ha cobrado de más. Si sospechas que se han acumulado etiquetas sin usar en tus últimas facturas, ponte en contacto con nosotros: podemos revisar contigo tus envíos recientes e indicarte cuáles aún están dentro del plazo para obtener un abono.