Muchas pymes canadienses realizan envíos internacionales desde hace años sin haber elaborado nunca un declaración de exportación. Mientras los paquetes se envíen a Estados Unidos, no hay ningún problema: la exención estadounidense cubre la casi totalidad de sus envíos. El problema surge cuando el primer cliente se encuentra en Francia, Japón o los Emiratos, y la empresa de transporte solicita un «número de prueba de declaración» que el remitente no tiene.

Desde que dejó de utilizarse el formulario en papel B13A, todo se tramita a través del Sistema canadiense de declaración de exportaciones (SCDE / CERS) de la Agencia de Servicios Fronterizos de Canadá (ASFC). El proceso es gratuito, pero requiere una inscripción previa, un identificador de exportación y un plazo de notificación antes de la carga —tres detalles que suelen provocar retrasos en el aeropuerto.

Esto es lo que debe saber una pyme exportadora en 2026: cuándo es obligatorio presentar la declaración, qué plazos hay que respetar según el medio de transporte, qué datos hay que preparar y cuánto cuesta un descuido.

¿Cuándo es obligatorio presentar una declaración de exportación?

La norma básica se basa en tres condiciones acumulativas. Se exige una declaración cuando las mercancías:

• tienen un valor de 2 000 $ CA o más;
• salen de Canadá con destino a excepto Estados Unidos;
• se exportan con fines comerciales.

Por debajo de 2 000 $ CA, las mercancías no sujetas a control suelen estar exentas. Pero atención: el valor se refiere al envío, no a cada artículo. Tres cajas de piezas de 800 $ cada una, enviadas el mismo día al mismo cliente, constituyen un envío de 2 400 $, por lo que deben declararse.

Los mercancías controladas, reguladas o prohibidas siguen una lógica diferente: exigen un permiso, una licencia o un certificado independientemente del valor, incluso en el caso de una muestra de 50 $. Entre ellos se incluyen los productos de doble uso, determinados productos tecnológicos, las armas y municiones, la madera aserrada, los residuos peligrosos y determinados productos agrícolas y de origen animal.

La exención estadounidense y sus dos trampas

Las mercancías exportadas para su consumo en Estados Unidos suelen estar exentas de la declaración canadiense; esto explica que la mayoría de las pymes nunca la hayan presentado. Hay dos excepciones que suelen suponer un problema para los exportadores:

• El tránsito por Estados Unidos. Las mercancías que atraviesan el territorio estadounidense bajo fianza de tránsito (T&E) con destino a un tercer país —por ejemplo, un contenedor que sale de Montreal vía Newark con destino a Brasil— deben declararse. Lo que cuenta es el destino final, no el punto de salida.
• Las mercancías sometidas a control. Incluso para los Estados Unidos, un bien sujeto a control requiere su permiso. La exención se refiere a la declaración, nunca a la autorización.

También merece atención un caso más excepcional: las mercancías de origen estadounidense reexportadas desde Canadá a un país que figure en la Lista de países afectados pueden requerir una licencia de exportación individual.

Plazos que deben respetarse antes de la carga

Es el error más costoso, porque se paga en días de retraso en lugar de en dólares. La declaración debe enviarse antes la carga, y el plazo de preaviso varía en función del medio de transporte.

En cualquier caso, el número de comprobante de declaración El número generado por el sistema debe entregarse al transportista: es él quien lo presenta a la ASFC. Sin este número, el transportista suele rechazar la mercancía, o el envío queda retenido en la terminal.

CERS o G7-EDI: dos formas de presentar la declaración

La ASFC ofrece dos canales electrónicos. La elección depende del volumen de exportaciones, no del tamaño de la empresa.

Para una pyme, el portal CERS suele ser casi siempre la respuesta adecuada; además, es la opción que recomienda la ASFC en caso de duda. Hay que tener en cuenta dos requisitos previos: un número de identificación fiscal válido y un identificador del programa de exportación RM. No hay que esperar al día antes de la salida para registrarse: hazlo incluso antes de tener tu primer cliente fuera de Estados Unidos.

Datos que debes preparar antes de conectarte

Se tarda quince minutos en rellenar una declaración… siempre que la documentación esté completa. Reúne con antelación:

• la identidad del exportador (número de registro mercantil, dirección) y del destinatario final; si se desconoce quién es este último, se indicará el importador extranjero;
• el certificador: la persona que certifica que la información es exacta y completa (nombre de la empresa, dirección y correo electrónico obligatorios);
• por línea de mercancía: código del SA, descripción precisa (no se admiten términos genéricos como «piezas»), cantidad, unidad de medida, valor FAB en el punto de salida, país y provincia de origen;
• los gastos de transporte (en dólares canadienses, estimados si es necesario) y el peso bruto total del envío;
• el medio de transporte, el punto de salida, el nombre y el código del transportista, el nombre del buque en el caso del transporte marítimo, los números de los contenedores, si procede;
• el país de destino final, la fecha de exportación, el número y el tipo de bultos, y los números de permiso para las mercancías sujetas a control.

Un detalle que hace que muchas declaraciones sean rechazadas: la descripción de las mercancías debe coincidir exactamente a la del permiso, la licencia o el certificado cuando se controlan los bienes.

Sanciones, registros y controles

Una exportación no declarada no es un simple incumplimiento de una formalidad. La ASFC puede imponer sanciones administrativas pecuniarias, retener o incautar las mercancías y, en casos graves, presentar cargos penales. El coste real para una pyme se mide sobre todo en tiempo: un envío retenido, un cliente que espera, un recordatorio al transportista y, en ocasiones, gastos de almacenamiento en la terminal.

Otra obligación que a menudo se pasa por alto: las Los registros de exportación deben conservarse en Canadá durante seis años. tras la exportación. Facturas comerciales, declaraciones, números de referencia, permisos, albaranes: basta con un expediente digital por envío, siempre que esté realmente archivado.

Lista de comprobación para tu próxima exportación fuera de Estados Unidos

• Comprueba el valor total del envío: si supera los 2 000 $ CA con destino a un país no estadounidense, es obligatorio realizar una declaración.
• Comprueba si la mercancía está sujeta a control; en caso afirmativo, solicita la autorización independientemente de su valor, incluso para envíos a Estados Unidos.
• Confirmar el registro en el CERS y el identificador RM antes prometer una fecha de envío.
• Clasificar la mercancía (código del SA) y redactar una descripción específica, no genérica.
• Realizar la declaración dentro del plazo correspondiente al modo de transporte elegido: 48 horas para el transporte marítimo; 2 horas para el aéreo, el ferroviario y el postal; e inmediatamente antes de la exportación para el transporte por carretera.
• Facilitar el número de comprobante de declaración al transportista y conservarlo en el expediente.
• Archivar el expediente completo durante seis años.

Nota: los límites, plazos y requisitos aquí descritos reflejan la normativa publicada por la ASFC en el momento de la redacción. Los gastos de transporte, los honorarios de intermediación y los costes de almacenamiento mencionados a título orientativo varían en función de su contrato, el servicio elegido y el transportista.

La declaración de exportación es uno de los pocos puntos de la cadena logística en los que un descuido de dos horas puede suponer una semana de retraso. Si vas a abrir un mercado fuera de Estados Unidos y prefieres dejar la clasificación, la documentación y la coordinación con el transportista en manos de un equipo que se dedica a ello a diario, habla con Envío experto : nos encargamos de preparar sus envíos internacionales, comparamos los distintos servicios y le entregamos un expediente de exportación completo, listo para la ASFC.